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L’Adjoint(e) administratif(ve) à la formation continue apportera son support à l'équipe au niveau administratif.
Il s’agit d’un emploi contractuel débutant en octobre 2023 pour un remplacement de congé de maternité d'environ un an. Vous aurez doit à des congés payés durant le temps des fêtes, des évènements d'entreprises, un programme de référencement, café et stationnement gratuit et plus encore!
Principales tâches et responsabilités
- Réceptionner les demandes de services et d’inscriptions sur la plateforme de gestion de la relation client (CRM);
- Gérer les inscriptions à la plateforme de formation continue (contact avec le client, création des utilisateurs, sélection des cours offerts) ou sur le fichier Excel pour les autres services;
- Assurer la maintenance de la plateforme d’apprentissage (contact avec le fournisseur et recherche de solutions pour remédier aux éléments manquants);
- Gérer la boîte courriels des services professionnels, répondre aux questions, gérer les échecs et les reprises d’examen;
- Préparer les documents et soutenir sa gestionnaire pour l’accréditation des formations auprès des diverses instances;
- Supporter dans la recherche de commanditaires et des conférenciers;
- Assurer le bon fonctionnement du webinaire le jour de la diffusion (assister en direct pour répondre aux questions des participants et assurer une surveillance);
- Visionner les conférences pour assurer la qualité du montage avant leur publication;
- Créer les accès des participants et faire le lien avec eux pour la démarche d’inscription;
- Faire le lien avec la force de vente au sujet de la formation Vaccination et RCR, des diners-conférences et les dates de fin d’abonnement des services professionnels;
- Inscrire les services au décompte de facturation et les transmettre à la comptabilité;
- Inscrire les présences durant les webinaires et envoyer le sondage aux participants;
- Collaborer avec le marketing pour les invitations aux webinaires en direct;
- Aider les Chargés(es) de projet à télécharger les procédures du circuit du médicament;
- Remplacer la Secrétaire-réceptionniste du bureau de Brossard en cas d’absences;
- Imprimer des documents;
- Effectuer toutes autres tâches connexes exigées par sa supérieure immédiate.
Exigences
- Posséder un diplôme en secrétariat ou en bureautique;
- Détenir un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire;
- Excellentes aptitudes à communiquer en français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et aptitude à travailler avec de nouvelles technologies.
Profil recherché
- Bon jugement, diplomatie et discrétion;
- Excellentes habiletés interpersonnelles et habileté à communiquer de façon claire et efficace.
Faites-nous parvenir votre candidature pour nous aider à mieux soigner les gens!