Secrétaire-réceptionniste

Lévis , CA. 3 août, 2022

La secrétaire-réceptionniste agit à titre de soutien et de référence pour le bureau de Lévis selon les besoins.

Il s'agit d'un poste régulier et à temps plein offrant des assurances collectives incluant la télémédecine, des évènements d'entreprises, un programme de référencement et plus encore!

Principales tâches et responsabilités

Administration générale

Recevoir les visiteurs, répondre aux appels du Groupe Mantra et les transférer aux bonnes personnes;
Aller chercher, traiter le courrier, préparer les envois de colis et les impressions d’étiquettes ;
Mettre à jour et saisir des données dans différents documents, rapports et outils de travail ;
Assurer l’inventaire des fournitures de bureau et faire l’achat de cadeaux pour les employés;
Suivi des équipements et du parc informatique;
Créer et transmettre des courriels de souhaits de fête aux employés(es) du Groupe Mantra;
Commander et nettoyer les machines à café et faire le suivi de la liste des courses;
Effectuer les réservations, inscriptions ou achats (restaurants, hôtels, billets) selon les besoins;
Réserver et préparer les salles de conférences selon les besoins.

Support à la comptabilité

Réceptionner les comptes de dépenses et s’assurer d’avoir les pièces justificatives;
Recevoir les factures à payer, en obtenir l’approbation et en faire les suivis;
Saisie de factures et de données dans le logiciel comptable;
Assurer le suivi du kilométrage des différentes forces de ventes;
Effectuer le classement général;
Traiter les demandes de commandites des représentants pour leurs clients;
Offrir un support administratif aux différents départements;
Effectuer toutes autres tâches connexes.

Support aux ventes

Organiser différents évènements du Groupe Mantra (réceptions, réunions, spectacles, FEQ);
Effectuer le suivi des différents compilateurs (FEQ et autres);
S’assurer de la disponibilité des bannières pour les congrès des représentants et l’inscrire au registre.

Exigences

Posséder un diplôme d’études en secrétariat ou en bureautique ;
Minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire ;
Excellentes aptitudes à communiquer en français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et aptitude à travailler avec de nouvelles technologies;
Connaissance de l’anglais (Oral et écrit 3/5) (un atout).

Profil recherché