Secrétaire-réceptionniste

Lévis , CA. 3 août, 2022

La secrétaire-réceptionniste agit à titre de soutien et de référence pour le bureau de Lévis selon les besoins.

 

Il s'agit d'un poste régulier et à temps plein offrant des assurances collectives incluant la télémédecine, des évènements d'entreprises, un programme de référencement et plus encore!

 

Principales tâches et responsabilités

 

Administration générale

  • Recevoir les visiteurs, répondre aux appels du Groupe Mantra et les transférer aux bonnes personnes;
  • Aller chercher, traiter le courrier, préparer les envois de colis et les impressions d’étiquettes ;
  • Mettre à jour et saisir des données dans différents documents, rapports et outils de travail ;
  • Assurer l’inventaire des fournitures de bureau et faire l’achat de cadeaux pour les employés;
  • Suivi des équipements et du parc informatique;
  • Créer et transmettre des courriels de souhaits de fête aux employés(es) du Groupe Mantra;
  • Commander et nettoyer les machines à café et faire le suivi de la liste des courses;
  • Effectuer les réservations, inscriptions ou achats (restaurants, hôtels, billets) selon les besoins;
  • Réserver et préparer les salles de conférences selon les besoins.

 

Support à la comptabilité 

  • Réceptionner les comptes de dépenses et s’assurer d’avoir les pièces justificatives;
  • Recevoir les factures à payer, en obtenir l’approbation et en faire les suivis;
  • Saisie de factures et de données dans le logiciel comptable;
  • Assurer le suivi du kilométrage des différentes forces de ventes;
  • Effectuer le classement général;
  • Traiter les demandes de commandites des représentants pour leurs clients;
  • Offrir un support administratif aux différents départements;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

 

Support aux ventes

  • Organiser différents évènements du Groupe Mantra (réceptions, réunions, spectacles, FEQ);
  • Effectuer le suivi des différents compilateurs (FEQ et autres);
  • S’assurer de la disponibilité des bannières pour les congrès des représentants et l’inscrire au registre.

 

Exigences

  • Posséder un diplôme d’études en secrétariat ou en bureautique ;
  • Minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire ;
  • Excellentes aptitudes à communiquer en français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et aptitude à travailler avec de nouvelles technologies;
  • Connaissance de l’anglais (Oral et écrit 3/5) (un atout).

 

Profil recherché

  • Bon jugement, diplomatie et discrétion ;
  • Excellentes habiletés interpersonnelles et habileté à communiquer de façon claire et efficace.

 

Faites-nous parvenir votre candidature pour nous aider à mieux soigner les gens!

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